B2B / Auftragsfreigabe durch Vorgesetzten

Mit dieser Funktion können Ihre Kunden eine Freigabeworkflow für Aufträge einrichten (4-Augen Prinzip). Damit wird ein Auftrag zunächst einem Genehmiger vorgelegt bevor er beliefert werden kann.

Der selbe Ablauf wird auch verwendet wenn ein Einkäufer für eine Kostenstelle mit nicht ausreichendem Budget einkauft. Im Checkout wird in diesem Fall die Möglichkeit angeboten den Auftrag durch den Kostenstellenverwalter freigeben zu lassen (der Kostenstelle muss dafür ein Verwalter zugeordnet sein). Dem Einkäufer muss dazu kein Vorgesetzter zugewiesen sein.

Einrichtung

Die Funktion wird direkt durch Ihren Kunden eingerichtet. Es muss dazu mindestens einen Benutzer mit der Berechtigung "Kostenstellenverwalter" geben, da nur Kostenstellenverwalter einem Nutzer einen Vorgesetzten/Genehmiger zuweisen können.

Um für einen Nutzer einen Genehmiger fest zu hinterlegen muss sich der Kostenstellenverwalter

  • Im Shop anmelden
  • Die Benutzerverwaltung aufrufen ("Mein Konto" / "Benutzer")
  • Den Benutzer zum Bearbeiten öffnen

Der Kostenstellenverwalter sieht folgende Maske in der er den Vorgesetzten/Genehmiger direkt auswählen kann:

Vorgesetzten zuordnen

In der Auswahlliste der Vorgesetzten werden alle Nutzer angeboten mit Ausname von:

  • dem Nutzer für den gerade ein Vorgesetzter eingerichtet wird
  • Nutzer mit der Berechtigung "Eingeschränkt"

Sobald die Auswahl mit Sichern gespeichert wird ist der Freigabeworkflow eingerichtet.

Ablauf für den Einkäufer

Bis zum Absenden des Warenkorbs ist der Ablauf für den Einkäufer nicht anders als ohne Genehmigungsverfahren. Insbesondere stehen weiterhin

  • Front- und Backendsortimente und
  • Kostenstellen

zur Verfügung. Das Budget einer Kostenstelle wird allerdings erst dann vermindert wenn der Vorgesetzte den Auftrag freigibt.

Mit dem Absenden des Warenkorbs sieht der Einkäufer nicht die Standardbestätigung sondern eine Seite die ihn auf den Freigabeprozess hinweist und ihn darüber informiert wer für die Freigabe zuständig ist:

Freigabehinweis für Einkäufer

Ablauf für den Vorgesetzten

Nachdem ein Einkäufer für den die Auftragsfreigabe eingerichtet wurde eine Bestellung abgesendet hat erhält der zugeordnete Vorgesetzte eine Mail die ihn auf eine notwendige Freigabe hinweist. In der Mail befindet sich ein Link mit dem der Vorgesetzte direkt in den freizugebenden Auftrag springen kann:

Freigabemail an Vorgesetzten

Im freizugebenden Auftrag findet der Vorgesetzte am Fuss drei Links mit denen er

  • die Bestellung bearbeiten kann, z.B. um Positionen hinzuzufügen oder zu entfernen
  • die Bestellung freigeben kann, in diesem Fall erhält der Einkäufer eine Bestell- und später gegebenenfalls eine Auftragsbestätigung
  • die Bestellung ablehnen kann, in diesem Fall erhält der Einkäufer eine Mail die ihn über die Ablehnung informiert

Ein abgelehnter Auftrag wird aus dem Shop entfernt und kann danach nicht mehr aufgerufen werden.

Der Freigabedialog kann auch jederzeit ohne den Link aus der Infomail aufgerufen werden. Solange noch mindestens ein Auftrag freizugeben ist sieht der Vorgesetzte unter "Mein Konto" einen zusätzlichen Eintrag "Freigaben" mit der Anzahl der noch zu bearbeitenden Aufträge.

Freigabedialog